کارآیی بالا در نود دقیقه ی طلایی
تمرکز حواس برای بسیاری از کارکنان شرکت ها، دانشجویان و دیگر اقشاری که از پشت میز کار می کنند، مشکل است. به خصوص اگر دسترسی به اینترنت برای فرد در کاراییمحل کار آسان باشد. متن زیر توسط تونی شوارتز و بر اساس تجربیات شخصی او نوشته شده است. او سال هاست که سخنرانی هایی در زمینه ی راه های بالا بردن کارآیی و بازدهی شخصی ارائه می کند و کتاب هایی در همین رابطه تألیف کرده است .
تقریباً ده سالی است که صبح روزهای کاری را اینگونه آغاز می کنم: 90 دقیقه بدون وقفه روی یک موضوع کار می کنم. این موضوع را شب قبل انتخاب کرده ام و تشخیص داده ام که مهمترین کار من برای فردا خواهد بود. برای اینکه بدون وقفه کار کنم، ایمیل و تمام پنجره ها را در کامپیوترم می بندم تا تمرکزم را بر هم نزنند. در این مدت حتی تلفن را هم جواب نمی دهم.
به طور معمول، در این 90 دقیقه بیش از هر بازه ی زمانی دیگری در روز، کار مفید و مؤثر انجام می دهم. من این رویکرد را مدت ها پیش انتخاب کردم، چون آن موقع می دیدم که انرژی، اراده و ظرفیتم در طول روز به تدریج کاهش می یابد. هر وقت کار سختی را به تعویق می انداختم، تا انتهای روز هم آن کار انجام نمی شد. اولین بار که به فکر تغییر دادن روش کارم افتادم، هنگام نوشتن یک کتاب بود. قبل از آن سه کتاب دیگر نوشته بودم و هر بار هم اینگونه بود که خود را موظف می کردم از ساعت هفت صبح تا هفت شب پشت میزم بنشینم.
وقتی به آن دوره نگاه کردم، دیدم احتمالاً مدت بشتری را صرف طفره رفتن از نوشتن کرده بودم تا صرف تمرکز بر روی نوشتن کتاب. به جای کار کردن، زمان زیادی را صرف لیست کردن کارها، پاسخ دادن به ایمیل ها، صحبت کردن با تلفن و مرتب کردن میز، پوشه ها و محل کارم کرده بود. بعضی روزها اصلاً چیزی از کتاب نمی نوشتم و این بسیار ناامید کننده بود.
رویکرد جدیدم را در نوشتن چهارمین کتابم و در دیگر کارهایی که آن زمان به طور موازی انجام می دادم به کار بستم. نتیجه فوق العاده بود، چرا که آن کتاب را در نصف زمانی نوشتم که صرف نوشتن هر کدام از سه کتاب قبلی کرده بودم.
حالا هر شب تصمیم می گیرم که چه کاری مهمتر است تا روز بعد را با انجام آن آغاز کنم. نمی خواهم انرژی و وقت کاری را صرف فکر کردن به این مسأله کنم که چه کارهایی روی میز مانده اند و کدام را باید زودتر از بقیه انجام دهم. مهمترین کار از نظر من کاریست که بشترین تأثیر مثبت و بادوام را داشته باشد. همچنین باید از میان مهمترین کارها، ضروری ترین ها را انتخاب کرد.
صبح ها کارم را در ساعت معینی شروع می کنم، چون در همان ابتدای تغییر روشم، به این نتیجه رسیدم که اگر ساعت دقیق شروع کار را تعیین نکنم، مجوزی برای دفع الوقت خواهد شد. کافی است به خودم بگویم که همین یک ایمیل را جواب می دهم و بعد حتماً کارم را شروع می کنم. بعد از مدتی می دیدم که ناخودآگاه ایمیل های دیگری را هم جواب داده ام و بسیاری دیگر نیز رسیده اند که باید بخوانمشان.
پیدا کردن بهانه ای برای طفره رفتن از کار سخت، اصلاً سخت نیست!
من رویکرد 90 دقیقه ای را انتخاب کردم، چون از نظر علمی، این مدت بهترین مرز زمانی تمرکز ذهن روی هر موضوعی است. در مدت 90 دقیقه، به خصوص اگر تا حداکثر ممکن تمرکز کرده باشیم، از یک قله ی انرژی تا یک دره حرکت می کنیم. وقتی بدن احتیاج به استراحت دارد، علائمی به ما می دهد که بسیاری از ما به آنها بی توجهی می کنیم: سخت شدن تمرکز حواس، کج خلقی و زودرنجی. به جای آن، راه هایی پیدا می کنیم که این علائم را از بین ببرند، مثل مصرف کافئین (در قهوه و نوشیدنی های دیگر)، شکر و هورمون هایی که بدن خودمان هم هنگام استرس تولید می کند: آدرنالین، نورآدرنالین و کورتیزول که هر کدام از این راه ها، برای مدتی کوتاهی انرژی ما را بالا می برند و در نهایت، بدن انسان را در حالت فوق تحریک شده باقی می گذارند.
من به طور ارادی خودم را با آهنگ بدنم تطبیق دادم و یاد گرفتم که از علائم بدنم اطاعت کنم. وقتی متوجه این علائم می شوم، به این معنی است که احتمالاً از حد 90 دقیقه عبور کرده ام. حتی اگر احساس کنم که می توانم به کارم ادامه دهم، باز هم به استراحت می روم، چرا که از روی تجربه می دانم که اگر به موقع استراحت نکنم، هزینه ی آن را در ادامه ی روز خواهم داد.
من نمی توانم هر روز این قاعده را رعایت کنم، اما این راهکار ساده در حدی مؤثر بوده که انگار زندگی من را تغییر داده است. شما نیز حداقل یک هفته این روش را بیازمایید.
هوش هیجانی یک مهارت مدیریتی
بدون شک کمتر کسی پیدا میشود که بگوید نمیخواهم از احساسات و عواطف خود و دیگران مطلع شوم. چه کسی میتواند از این همه کاربردی که هوش هیجانی دارد چشمپوشی کند. اگر به کاربرد هوش هیجانی و آثار مهم آن در زندگی و کار پی ببرید، آنگاه نگاهتان به مقوله هوش تغییر خواهد کرد و مطمئنم به سرعت در پی کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه خواهید بود.
ما برای موفقیت و قبولی در دانشگاه نیازمند بهره هوشی (IQ) هستیم؛ ولی برای موفقیت در زندگی فردی و کاری، به هوش هیجانی (EQ) نیاز داریم. این مطلب را دو روانشناس به نامهای دکتر پیتر سالووی و دکتر جان مهیر در خصوص هوش هیجانی مطرح کردند. آنها میگویند هوش هیجانی به قابلیتهایی مانند درک عواطف شخصی، همدلی با احساسات دیگران و اداره کردن عواطف خود و دیگران بستگی دارد.
افراد باهوش
حال که با کاربرد و تاثیرات هوش هیجانی تا حدودی آشنا شدید، بهتر است کمی هم به مقوله هوش (منظورم همان آیکیو (IQ) است) بپردازیم و ببینیم که هوش یا همان آیکیو چیست؟ ممکن است بعضیها دارای آیکیو ضعیف باشند، اما وقتی به زندگی و کارشان نگاه میکنیم واقعا افراد موفقی هستند. اکنون به یک تعریف از هوش یا همان آیکیو توجه کنید: هوش، مجموعهای از تواناییهایی است که به ما امکان میدهد تا نسبت به اطراف آگاهی پیدا کنیم و یاد بگیریم که مسائل را حل کنیم. به عبارت روشنتر، هوش یک ظرفیتشناختی است که امکان کسب دانش، یادگیری و چگونگی حل مساله و مشکلات را فراهم میسازد. هوش، توانایی است و افراد باهوش آنهایی هستند که به طریقی مهارتهای مناسب خود را در محیطهای فعلی به دست میآورند.
هوش به عنوان تفاوتهای فردی تعریف میشود و به این موضوع میپردازد که چگونه بعضی افراد در مقایسه با دیگران، در تحصیل یا برخی زمینهها موفقتر هستند. با بررسی تعریف هوش هیجانی و هوش معمولی متوجه خواهید شد که هوش هیجانی به مراتب مهمتر از هوش معمولی است. البته من به خاطر سادگی و اینکه درگیر لغات نشوید، از هوششناختی یا همان آیکیو (IQ) با عنوان هوش معمولی یاد کردم. هر چقدر ساده بگیرید، راحتتر ارتباط برقرار میکنید.
کارکنان بیانگیزه
پایین بودن هوش هیجانی باعث عدم کارآیی، ضعف در قضاوت، تصمیمگیری غلط، جذب کارکنان نامناسب، از دست دادن کارکنان لایق، بیانگیزگی کارکنان، فقدان کار گروهی و نداشتن خودمدیریتی میشود.
در عوض، کسی که از هوش هیجانی بالایی برخوردار باشد، باعث افزایش کارآیی، قضاوت صحیح، تصمیمگیری هوشمند، استخدام افراد شایسته و حفظ آنها، ایجاد انگیزه در دیگران، کارگروهی قوی و خودمدیریتی نیز میشود.
به نظر شما چرا بسیاری از سازمانها در کشورهای توسعهیافته ترجیح میدهند کارکنانی داشته باشند که هوش هیجانی آنان (EQ) نسبت به بهرههوشیشان (IQ) بیشتر باشد؟ با بررسی تحقیقات صورت گرفته از سوی روانشناسان متوجه خواهیم شد که عامل موفقیتهای فردی کارکنان ۲۰درصد به بهره هوشی (IQ) و ۸۰درصد دیگر به هوش هیجانی (EQ) بستگی دارد.
افراد با هوش هیجانی بالا قادرند
یکی از ویژگیهای افراد با هوش هیجانی بالا، کنترل، به تاخیر انداختن یا از بین بردن تکانهها یا همان فشارهایی است که مانع رسیدن به اهداف میشوند. آنهایی که هوش هیجانی بالا دارند، به ندرت نگرش و اهداف بلندمدت خود را رها میسازند. کنترل حالت روانی برای هر فردی غیرممکن است؛ اما میتواند زمانی را که فرد در آن وضعیت روانی خوب یا بد قرار دارد، تحت کنترل داشته باشد. تعادل میان این دو حالت روانی، نحوه و سرشت زندگی را پایهگذاری میکند.
افراد باهوش هیجانی بالا قادرند از هر دو حالت روانی خویش (ثبات روانی- تنزل روانی) در شرایط مناسب استفاده کنند. اگر این گونه افراد در مواجهه با فرد خاصی عصبانی شوند یا بخواهند ابراز انزجار کنند، به راحتی میتوانند شرایط را به سمت جنبه مثبت تغییر دهند. این افراد به جای تخلیه خشم، توجه خود را معطوف به خونسردی و حفظ آرامش میکنند و غضب خود را فرو میبرند. این نوع توانایی برای کنترل و تغییر شرایط، موجب میشود از آثار زیانبار اضطراب و افسردگی ناشی از آن در امان باشید.
بهبود روابط خود با دیگران
چرا برخی افراد در مقایسه با سایرین به نظر میرسد در کارشان موفقترند؟ علت واقعی آن چیست؟ آیا به شانس افراد بستگی دارد؟
با بررسی اولیه، عامل اصلی برتری این فرد نسبت به دیگران، به هوش هیجانی ارتباط پیدا میکند. هوش هیجانی که غالبا آن را ضریب هیجانی نیز مینامند، به مجموعهای از تواناییهایی اطلاق میشود که موجب بهبود روابط شما با خود و دیگران میشود.
هوش معمولی یا همان IQ ذاتی و ثابث است؛ اما هوش هیجانی، اکتسابی و دستیافتنی است و انسانها قادرند مهارتهای افزایش آن را بیاموزند. ویلیام بنیس، نویسنده مشهور بینالمللی و کارشناس رهبری سازمان میگوید: «یافتههای مطالعاتم نشان میدهد در تعیین رهبری سازمان، نقش هوش هیجانی در مقایسه با هوششناختی بارزتر است». وی در ادامه میگوید: «هوششناختی زیربنای همه قابلیتها و پیشرفتهایی شناخته میشود که در یک زمینه یا شغل خاص باعث موفقیت میشود؛ ولی هیچگاه از شما یک ستاره نمیسازد. در حالی که هوش هیجانی قادر به انجام این کار است».
قابلیتهای هوش هیجانی
دکتر دانیل گلمن در پژوهشی که در رابطه با حدود ۲۰۰ سازمان بزرگ جهانی انجام داد، متوجه شد که هرچند ویژگیهای متعارف مانند هوش، استقامت، اراده و چشمانداز، لازمه مدیریت و رهبری اثربخش هستند، اما این ویژگیها برای تضمین موفقیت یک رهبر، کافی به نظر نمیآیند. او به این نتیجه رسید که برای موفقیت در رهبری، برخوردار بودن مدیر از هوش هیجانی، قابلیتی بسیار مهم و لازم است.
مدیران عالی از هوش هیجانی بالایی برخوردارند
یافتههای جدید نشان میدهد عملکرد کارکنانی که دارای وجدان کاری و احساس وظیفهشناسی بالایی هستند، اما فاقد هوش هیجانی و اجتماعی هستند، در مقایسه با کارکنان مشابهی که از هوش هیجانی بالایی برخوردارند، ضعیفتر است. بهطور میانگین کارکنان برتر، ۲۷ درصد بیشتر نسبت به کارکنان مشابه خود از قابلیتهایشناختی برخوردارند. این گروه نسبت به کارکنان دیگر ۵۳ درصد بیشتر صلاحیت اجتماعی و هیجانی دارند.
مدیران و رهبرانی که عملکرد عالی دارند، نسبت به سایر مدیران از هوش هیجانی بالاتری برخوردارند.
رسیدن به اهداف از طریق "کار گروهی"
کار گروهی؛ دو + دو = پنج
کار گروهی تجارب شرکتهای موفق نشان می دهد که احتمال رسیدن به اهداف از طریق " کار گروهی " ، بیشتر است. البته در همه شرایط و در هر کاری امکان تعریف کار گروهی و انجام آن وجود ندارد؛ به خصوص که فرهنگ کاری مرسوم در کشور ما خیلی با کار گروهی همخوانی ندارد. به همین خاطر چگونگی استفاده از کارگروهی، به شرایط شرکت و تشخیص شما به عنوان مدیر آن بستگی دارد. در واقع گروه یعنی جمع 2 نفر یا بیشتر که در روابطی متقابل هدف خاصی را دنبال می کنند. آنچه در این میان اهمیت دارد، پیوستگی، تمایل به همکاری و بهبود سرنوشت مشترک است.
در ادامه توصیه می کنیم که به موارد زیر حتما توجه کنید:
کارگروهی زمانی توصیه می شود که: مسائل متعددند و به بیش از یک نفر مربوط شوند؛ با مسائلی مواجهید که پاسخ روشنی ندارند؛ و مهمتر از همه وقتی که جلب تعهد کارکنان برای اجرای برنامه ها اهمیت داشته باشد.
به دلیل ویژگی های فرهنگی جوامعی نظیر ایران، کار گروهی ابتدا مورد استقبال و علاقه کارکنان قرار نمی گیرد؛ چرا که به کارکنان قرار گرفتن در گروه را گاه موجب محدود شدن اختیارات خود یا تقسیم دساورهای ناشی از توانایی هایشان با دیگران و ... می دانند. در چنین شرایطی وظیفه شماست که برای توسعه کار گروهی پافشاری ، فرهنگ سازی و حمایت کنید. آثار این سیاست، ارزشمند خواهد بود.
مهمترین حسن و راز توفیق کار گروهی، تکمیل و تکامل است. بدین معنی که در وضعیت کار انفرادی نواقص فکری یا رفتاری افراد تکمیل نمی شود، اما در وضعیت انجام کار گروهی، افراد کاستی های یکدیگر را جبران نموده، به غنی شدن اندیشه های یکدیگر کمک می کنند و انگیزه فعالیت بیشتر می یابند. جالب است بدانید که بسیاری از راه حل های ناب شرکت ها، از دل کار گروهی درآمده است. گاه نتایج کار گروهی موجب شگفتی و تعجب اعضای گروه می شود. به نحوی که اعضای گروه اذعان می کنند که در حالت انفرادی هرگز چنین قدرت تولید فکری نداشته اند.
موانع کار گروهی
اما گاهی کار گروهی با موانع مختلفی مواجه می شود که از جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- وجود روحیه فردگرایی قوی بین برخی اعضا
2- بی اطلاعی از اثرات کار گروهی
3- عدم حمایت و توجه مدیران ارشد
4- مشکلات ارتباط موثر اعضا
5- عدم تعلق و دلبستگی سازمانی
6- نبود عدالت در توزیع منافع در گروه
7- کمی تجربه اعضا در انجام کار در قالب یک گروه
در نهایت توصیه می شود تا حد ممکن کارها را از حالت فردی خارج و به صورت گروهی تعریف و اجرا کنید. افراد در گروه های کوچک ( بین 3 تا 7 ) بهتر و بیشتر کار می کنند و از لحاظ روانی و اجتماعی هم بیشتر ارضا می شوند. بنابراین به فکر این باشید که کدام قسمت از کار شرکت را می توان به شکل گروهی انجام داد . بعد با برنامه ای مشخص افراد را آموزش داده و به کار گروهی ترغیب کنید. مراقب باشید که هر گروه کاری در ماه ها و سالهای اول کار خود دچار اختلاف نظر و تعارض میان افراد می شود، ولی با تلاش و حمایت مدیران به تدریج اختلاف نظرها کم شده و آثار مثبت کار گروهی خود را نشان می دهد.
اگر مایل هستید در مورد کار گروهی بیشتر بدانید خواندن مقاله تیم های کاری یا گروه های کاری را به شما توصیه می کنیم.