راهكارهاي ارتقاي بهره وري
در مقاله حاضر به "نه" راهکار براي افزايش بهره وري سازمانها و ادارات اشاره شده که اميد است مورد توجه مديران صنايع و سازمانها و افرادي که به حرفه مديريت علاقه دارند، قرار گيرد.
راهكار اول - به راه حل هاي اساسي به جاي مقطعي پاداش دهيد.
1- ارزيابي بلند مدت .
2- پاداش هاي بلند مدت .
3- قسمتي از حقوق كاركنان را به موفقيت شركت وابسته كنيد.
4- يك يا دو عامل را تعيي كنيد كه در موفقيت گروه در بلند مدت اهميت به سزايي دارند و بر اساس اين دو عامل پاداش دهيد.
راهكار دوم - به ريسك پذيري به جاي اجتناب از ريسك پاداش دهيد.
1- اشتباهات هوشمندانه قسمتي از هزينه پيشرفت است .
2- هم از موفقيت ها و هم از شكست ها استقبال كنيد.
3- به جاي ديگران ريسك نكنيد.
4- ريسك هوشمندانه را تشويق كنيد.
راهكار سوم - به خلاقيت كاربردي به جاي اطاعت كوركورانه پاداش دهيد.
1- شكست را تحمل كنيد.
2- محيط كاري آرام و غير رسمي به وجود آوردي .
3- به نوآوري هاي موفقيت آميز حق امتياز بدهيد.
4- رقابت را تشويق كنيد.
5- از تعصب كاري حمايت كنيد.
6- از هر فرد بخواهيد يك هدف ابتكاري تعريف كند.
7- مباني تفكر خلاق را به افراد بياموزيد.
راهكار چهارم - به اقدام قاطع به جاي فلج كردن كار پاداش دهيد.
1- به تصميم گيري عادت كنيد.
2- تصميمي را كه بايد بگيريد به وضوح و روشني بنويسيد و براي اجراي آن تاريخ مشخصي را تعيين كنيد.
3- در زمان مشخص بهترين اطلاعات را گردآوري كنيد.
4- فكر هاي بكر را به عنوان راه حل ليست كنيد.
5- اقدام كنيد و به اقدام كنندگان پاداش دهيد.
راهكار پنجم - به كار برجسته به جاي نمايش كار پاداش دهيد.
1- اطمينان يابيد كه افراد مناسب در جاي مناسب قرار گيرند.
2- ابزار كار را در اختيار كاركنان قرار دهيد.
3- چارچوب هر شغل را مشخص كنيد.
4- روش گرائي ، مانع نوآوري نشود.
راهكار ششم - به ساده كردن كار به جاي پيچيدگي غير لازم پاداش دهيد.
1- مشاغل را ساده كنيد.
2- ساختار سازمان را ساده كنيد.
3- روش هاي كار و كنترل را ساده كنيد.
4- به ساده كنندگان كار پاداش دهيد.
راهكار هفتم - به كيفيت كار به جاي سرعت در كار پاداش دهيد.
1- هر كارمندي لازم است درك كند كه كيفيت چيست ؟
2- با ارتباطات هدفدار و پاداش ها علاقه به كيفيت را اشاعه دهيد.
3- از انجام دهنده كار سوال كنيد كه كار را چگونه بهبود دهيم .
4- كنترل كيفي آماري را به همه آموزش دهيد.
5- با مشتريان مانند نيروهاي خودي رفتار كنيد.
راهكار هشتم - به وفاداران سازمان به جاي تهديد كنندگان به ترك خدمت ، پاداش دهيد.
1- امنيت شغلي ايجاد كنيد.
2- با ايجاد كانال هاي باز و روشن ارتباطي ، اعتماد به وجود آورديد.
3- براي رشد و پيشرفت كاركنان سرمايه گذاري كنيد.
4- پرداخت حقوق و مزاياي كاركنان بايد عادلانه باشد.
5- با افراد سازمان طوري رفتار كنيد كه اگر شما به جاي آنها بوديد دوست داشتيد با شمار رفتار شود.
راهكار نهم - به كار تيمي به جاي تك روي پاداش دهيد.
1- تيم هاي خودگردان ايجاد كنيد.
2- رقابت بي جا را كاهش دهيد.
3- از رقابت بي جا جلوگيري كنيد.
آشنایی با نظام 5S (بهسازی محیط کار)
5 S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهي ), Seition ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكيزه سازي) و Seiketus (استانداردسازي) مي باشد. 5 S نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5 S پيشگيري از اتلاف است.
عليرغم اينكه سيستم 5 S به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق 5 S از آن رو دشوار است كه مديران و پرسنل اجرايي از اهداف و ماموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام 5 S و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي گردند.
1) سازماندهي ( Seiri )
سازماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه 5 S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور , اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غير ضروريهاست. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات ... ).
• رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري , تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده... ).
• مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع , ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتي از ذخيره آب... ).
• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها... ).
• تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده , نظافت در انبار , جمع آوري روغنهاي مستعمل... ).
• جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه , مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي... ).
• حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها , استغاده از فيلترهاي صافي هوا... ).
• سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستمهاي نوين انبارداري... ).
2) نظم و ترتيب ( Seito )
نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز , بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار , در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم , در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها , تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري... )
• اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم , در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد... )
• اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم( دور ريختن برگهاي زائد... ).
• استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود , استقرار ابزار آلات و تجهيزات در جاي مناسب در تعميرگاهها پس از استفاده... ).
• آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( يافتن سوابق از بايگاني , سهولت دسترسي به ابزار در تعميرگاه... ).
• علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعميرات در سالن تعميرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت ).
• نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... ).
• طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن , طراحي زيبا و خوانا بودن... ).
• استقرار كاركردي مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.
( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها , چيدن قطعاتها در پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري , استفاده از سيستم fifo )
3) پاكيزه سازي ( Seiso )
در ديدگاه 5S پاكيزه سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش از نظام 5S قرار دارد. برخي از لوازم , تجهييزات و مكانها , لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند , بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست , بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• آسان سازي و پاكيزه سازي و بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).
• مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ...).
• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي
• پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است ( زير ميزها , گوشه هاي اتاق , زير ملزومات اداري و تجهيزات فني ...).
• فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار... ).
4) استانداردسازي ( Seiketus )
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي , سازماندهي , نظم , ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت , محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعميرگاهها , انبار و دفاتر اداري... ).
• علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص ( در انبار مواد شيميايي , تجهيزات با فشار كاركرد با لا ... ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).
• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه شركت از قبيل هولوگرام , باركد و ... ).
• رنگهاي هشدار دهنده.
• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سايل ايمني و راهنماي از سيستم اطفاي حريق ... ).
• تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از ابزار آلات و تجهيزات ويژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار ( نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها ... ).
• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.
5) انضباط ( Shitsuke )
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه , آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيندي , تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد و به اين نكته تاكيد شود كه : انضباط اصلي جدايي ناپذير از ايمني صنعتي است. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• تمرين نظم و ترتيب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ... ).
• تمرين وقت شناسي ( آموزش , استفاده بهينه از زمان , بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات ... ).
• پوشيدن كفش ايمني.
• تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... ).
• توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه وشركت ... ).
• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار... )
سلامت سازمانی
یکی از تعاریف مدیریت انجام کار توسط دیگران است . این تعریف البته کامل نیست چرا که نمی گوید این دیگران چه کسانی هستند و یا نحوه عمل را نیز بیان نمی کند . … صنعت عرصه سیاست نیست .
مدیریت صنعتی شفافیت می طلبد . ما در این عرصه با انسانهایی متخصص سروکار داریم که عقل دارند و شعور . اگر هم مهره بازی باشند همگی سرباز نیستند .
نه اینکه در کار مدیریت کلا سیاست( نه بمفهوم رایج آن )کاربرد ندارد ولی فقط در شرایطی بکار می آید که شفافیت از بین رفته است . برخی از این سیاست ورزیها یکبار مصرف هستند . حیطه کار محدود و کوچک است .
آدمها هم کم تعداد هستند . نتیجه کار هر چه باشد بعد از آن باید چشم در چشم همدیگر داشته باشیم و با هم کار کنیم . می خواهیم طرحی را پیاده کنیم . بهترین کار این است که اهداف کار را روشن کنیم . همگی را برای اجرای کار توجیه کنیم . افراد مورد نظر را برای کار انتخاب کنیم . روابط افراد را با همدیگر دقیق تعریف کنیم و کارمان را شروع کنیم .
همگی می دانند دنبال چه هستند با چه کسانی کار می کنند چه کسی هماهنگ کننده است چه کسی رییس است چه کسی مسائل را جمعبندی می کند و… چون همه چیز روشن است همه با علاقه کار می کنند و می دانند که کاربانتیجه مثبت یا منفی در نهایت ارزیابی درستی می شود و.. حالا اگر این کارها را نکنیم .
مسئولیت را بر مبنای پیشرفت کار به افراد واگذار کنیم اگر مثبت شد آقای (الف) و آگر منفی شد (ب) را.و…. نتیجه کار شاید برای یکبار مثبت باشد ولی بی اعتمادی در سازمان ایجاد می شود دفعه دیگر که کار بزرگتری باید انجام شود مار گزیده ها از یک سوراخ دوبار گزیده نمی شوند و …..اینگونه می شود که سلامت یک سازمان بخطر می افتد .
برای یک برد مقطعی مهره های اصلی خود را سوزانده ایم …..و اینگونه است که شما در خیلی از سازمانها می بینید که برای اجرای یک کار جدید داوطلب کم است .
همه بنوعی از اینکه مسئولیت بپذیرند فرار می کنند . از ایه جملات زیاد می شنوید: ما برای چه خودمان را بدردسر بیاندازیم آخرش اسم و رسمش مال دیگری است . ما زحمتش را می کشیم فلانی نفعش را می برد و…. برای طرف حکم می زنید استقبال نمی کند .
می خواهید مسئولیت کاری را به او بدهید با ترفند های مختلف از قبول آن طفره می رود .به این نتیجه رسیده است که شاید اینطوری خیلی به جایی نرسم ولی سکو و پله یکی دیگر هم نمی شوم چرا پا روی من بگذارند و بالا بروند و…. موارد دیگر که همگی از نشانه های بیماری سازمان است که البته بیکباره حادث نشده است . نتیجه داروهای غلطی است که برایش تجویز شده است .
یا داروهایی عالی ولی با دوز غلط و دوره مصرف نامتناسب. سلامت یک سازمان که از بین رفت هر طرحی در ان سازمان شکست خواهد خورد . یک سازمان موفق متشکل از آدمهای موفق است . آدمهایی که نتیجه تلاش خود را در سازمان می بینند و احساس موفقیت می کنند .
می دانند که تلاششان هم به سازمان نفع میرساند و هم به خودشان و منافع سازمان و فرد در یک راستا قرار می گیرد . سازمان شخصیتش را از شخصیت تک تک افراد ان سازمان می گیرد اگر افراد سازمان را یکی یکی از دور خارج کنیم و بیماری را به آنها منتقل کنیم مطمئن باشیم که کلیت سازمان بیمار خواهد شد و حاذق ترین پزشکان(مدیران) هم نمی توانند سلامت کامل را به سازمان باز گردانند .
(با یکی از اشنایان صحبت می کردم که حکمی برای کسی زده است و او قبول نمی کند بهانه ای شد تا یکی از علل اینکار را بررسی کنم و بهانه نوشتن این مطلب شد)چون چاپ دوم کتاب خاطرات یک مدیر (جلد اول) را در دست اقدام دارم .
عزیزانی که مایل هستند آرم شرکتشان بعنوان حامی در پشت جلد کتاب چاپ شود و یا جهت اهدا به کارکنان یا دوستان برای ایام سال نو می خواهند متنی خاص را در صفحه شناسنامه کتاب داشته باشند لطفا با من تماس بگیرند.